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Soluciones Digitales

 

Trituracion de documentos
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1: LEY ORGANICA DE PROTECCION DE DATOS 15/1999

2: NUESTRO FOLLETO SOBRE DIGITALIZACIONES.

Almacenaje y digitalizacion de archivos y documentos


DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS



¿Por qué necesitan documentos digitales?

Los documentos digitales le proveen copias de seguridad necesarios para guardar la información personal de su empresa. En caso de fuego, puede causar pérdida de datos que podrían ser catastróficas para su empresa. Pero el riesgo no se para allí!. Muchas otras razones hacen que sea una buen consejo de usar una empresa de digitalización de documentos. Estas razones incluyen actos dolosos por parte de personal de la empresa (especialmente los que están a punto de ser despedidos), o el mal funcionamiento de la base de datos, virus informáticos y mucho más.
También es una buena idea, pasar los tipos de medios más antiguos a documentos digitales como copias backup.

¿Qué tipos de documentos pueden convertirse en documentos digitales?

Usted no tiene que tener todos sus documentos en papel o en un disco duro del ordenador con el fin de convertirlos en documentos digitales. Se puede sorprenderse por la cantidad de medios materiales que pueden ser utilizados en la digitalización de documento y el escaneo de documentos. Si tiene alguna película de microfilm en los archivos de su empresa, un proveedor de servicios de escaneado y digitalización de documentos, como DSC GROUP, que somos capaces de convertir cada artículo, en cada negativo en un documento digital. Los servicios de escaneado que no pueda hacer esto, podría no tener la mejor tecnología. También somos capaces de escanear todos los faxes, documentos en papel e incluso transcribir cualquier grabación y subirlas a un servidor también. Los microfilms y tarjetas también pueden ser escaneadas. Sobre un informe Kodak, hay mas de 6 billones de fotografias en el mundo en papel, cosa que no se puede dejar para mucho tiempo ya que dañan con el tiempo y la forma mas seguro de guardalos es la digitalizacion de los fotos.

Sus Documentos Online!

Aunque su empresa puede tener mucha de la tecnología en equipos informáticos para guardar todo el trabajo que su servicio de escaneado de documento provee, pero también es una buena idea tener un plan de copia de seguridad. Su base de datos de la empresa puede estar en riesgo por una multitud de razones, como se ha mencionado anteriormente. Por lo tanto, es una buena idea tener a su servicio de digitalización de documentos, tener la posibilidad alojamiento online también como ofrecemos en DSC GROUP. Esto es especialmente cierto por la duración de la conversión. Durante la conversión y la carga hacemos varios copias de backup tanto online como discos duros y servidores ya que es imperativo contar con una copia de seguridad en todo el momento en caso que falla un equipo informático. Pueden tener acceso con la misma sistema que usan los bancos online atreves de nuestro sitio ONLINE DOCUMENT aquí solo con acceso del clave elegido por el cliente se puede consultar sus documentos 24/7 mundialmente!.

La Conversión de archivos

El servicio de digitalización de la documentación que ofrecemos tiene también la capacidad para convertir sus archivos a cualquier tipo de archivo que usted elija. Por ejemplo, libros y imagines a JPEG, TIFF y si quiere archivos de voz y audio convertidos a MP3 o WMA. También si desea todos los documentos escaneados en formato PDF, así nadie puede cambiar el contenido. Tenemos todos los medio para hacer la conversión lo que necesitan!.

Restauración de fotos

Otro servicios mas que DSC ofrece a nuestros clientes es una parte importante de muchos archivos de la empresa son los archivos de fotos. Lamentablemente, con el tiempo muchas fotos comienzan a desaparecer o pueden dañarse de varias maneras. Usando la tecnología de un servicio de escaneo verdaderamente bueno y con nuestros equipos podemos restaurar tus fotos y convertirlas a archivos. Ahora eso si algunas fotos pueden estar demasiado dañadas para restaurarlas, pero la mayoría puede al menos, ser rescatadas lo suficiente para que sean reconocibles.

Recuperación de desastres

Hemos tocado antes la importancia de copias backup, tanto durante y después de la digitalización de documento. Una vez que entregamos sus archivos escaneados, les pedimos por escrito la destrucción de nuestro copia una vez que han chequeado su copia. Una vez que autorizan borrar nuestra copia son ustedes responsable de los copias de seguridad. En DSC tenemos a un coste muy razonable la posibilidad de guardar y custodiar una copia, consultar nuestros tarifas anuales.

Recogidas y Entregas en cualquier parte de España!

Tenemos el servicio que usted necesita en cualquier parte de España tanto para la recogida como la entrega después! Consultar nuestros precios.

Destrucción después de la Digitalización

La mayoría de nuestros clientes una vez terminado el escaneo de sus archivos, nos encargan la destrucción certificada, asi ayudamos al medio ambiente y reciclamos el papel. Entregamos siempre un certificado de la destruición cumpliendo siempre con la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).

Las Tarifas

Esta es la parte que podría haber estado esperando-para averiguar cuánto le va a costar todo esta documentación y escaneo. No hay una cantidad fija de precio para una conversión digital. Esto se debe a que no hay dos puestos de trabajo que sean bastante similares. Pero si disponemos de una tarifa estándar de archivos en condiciones normales etc, Contáctanos para que podemos enviarles nuestras tarifas.

Resumen

El creciente negocio de servicios de digitalización de la documentación es necesaria para salvaguardar los documentos de su empresa, desde los documentos mundanos hasta los documentos de propiedad. Elegir un buen servicio de digitalización de imagen es una tarea difícil. En primer lugar, usted debe saber aproximadamente cuánto trabajo tiene para ellos, y qué tipo de artículos necesita escanear-se trata simplemente de documentos en papel o también tiene fotos, faxes u otros artículos especiales? Una vez que usted sepa lo que tiene, puede obtener estimaciones de los servicios que debe tener la tecnología para tener fácilmente en tu puesto de trabajo.

Un buen servicio de digitalización de documentos debe tener la capacidad de convertir todos los medios de comunicación, desde tarjetas hasta fotos que necesitan ser restauradas antes de que puedan ser archivados digitalmente. También deben ser capaces de hacer copia de seguridad de todo su trabajo en un servidor separado de los suyos y ser capaz de ayudarle en la recuperación de desastres por si algo ocurre a su base de datos de documentos digitales recién escaneados. Algo menos que estas habilidades, significa que es mejor no tirar su dinero por cualquier servicio que viene con el servicio de documentación digital.

Haga clic a continuación enlaces para descargar archivos PDF.

1: LEY ORGANICA DE PROTECCION DE DATOS 15/1999

2: NUESTRO FOLLETO SOBRE DIGITALIZACIONES

Digitalización de la Biblioteca Virtual

La imagen digital no solamente ha revolucionado el mundo de la fotografía profesional o la de consumo. Un campo en el que está teniendo una tremenda repercusión es el de los archivos, bibliotecas y hemerotecas. Actualmente, se están vendiendo multitud de cámaras digitales y escáneres que tienen como destino convertir inmensos fondos documentales a soporte digital.

Primero fue la introducción de productos audiovisuales y multimedia. Después, el servicio de consulta de catálogos web, mediante el cual podemos localizar un libro, una revista o una lámina; saber si está disponible; consultar su ficha bibliográfica, e incluso leer su contenido.

Desde hace unos años, se han incorporado a los fondos documentos en soporte digital que se pueden incluso leer en su totalidad a través de la red, y hasta han aparecido los primeros libros creados directamente para este medio. Los fondos más valiosos de los archivos documentales suelen estar impresos en papel. Muchos de ellos son antiguos, algunos estropeados por el tiempo y el uso, o con problemas de conservación. Su digitalización va a suponer un gran esfuerzo, pero muchas bibliotecas universitarias y estatales ya se han puesto manos a la obra.

Y es que, a diferencia del papel, el soporte digital compatibiliza bien sus dos máximos intereses: la disponibilidad de la información y la preservación de los originales.

Se trata de digitalizar texto e imagen. Un buen número de originales son monocromos y se tratan, por tanto, en escala de grises, aunque capturarlos en color puede ayudar a eliminar eventuales manchas en el papel. Muchas de las ilustraciones son grabados impresos con la misma tinta calcográfica que el texto, por lo que su tratamiento no difiere demasiado. En otras ocasiones, las imágenes e incluso el texto son en color.

Otra característica de los textos antiguos es que, a efectos técnicos, son imágenes. Muchos son manuscritos, y en otros que ya presentan tipografía de imprenta el propio aspecto de la página es parte sustancial.

Para los libros más modernos, en los que el interés se centra en la información, el proceso puede continuar con el reconocimiento óptico de caracteres -OCR-, que los transformará en texto editable. Se puede entonces hacer una nueva paginación de texto e imágenes, elaborando el libro digital como una nueva versión -mucho más manejable- del original.

Formatos y tamaño

Además de su utilidad, los recursos informáticos que consume el texto editable son ridículos en comparación con una imagen.

Cada página DIN-A4 blanca llena de texto negro en Arial o Times de 11 puntos supone en formato RTF o en un documento PDF unos 15 KB, mientras que como imagen en escala de grises y a 240 ppp de resolución ocupa en memoria 5,5 MB, que se pueden convertir en 200 KB al guardar un archivo TIFF con compresión LZW.

Contrariamente a lo que se pueda pensar, el texto negro bien definido sobre blanco puro difícilmente se reduce más con JPEG, incluso a la compresión máxima y con la degradación que conlleva. Sin embargo, nuestra página sí que puede bajar a unos 150 KB en formato GIF con 16 niveles de gris, suficientes para no endurecer demasiado los caracteres, e incluso a menos de 100 KB en PNG de 8 bits.

Recorte de texto

Recorte al 100% de zoom de un texto, en formato PNG (1,21 KB) indistinguible del original (37 KB) y de las copias en TIFF (LZW, 23,7 KB) o en GIF (1,38 KB).

Recorte de texto

Copia guardada en JPEG con la opción Guardar como, a un nivel de calidad de 0 (24,2 KB).

Recorte de texto

Copia guardada en JPEG con la opción Guardar para web y con calidad de 0 (1'93 kb).

Todo ello puede comprobarse muy fácilmente a partir de varios originales distintos en escala de grises. Se demuestra, por tanto, que si queremos publicar en la red un documento de texto a modo de imagen, incluso manuscrito y/o con grabados o xilografías en negro, GIF y PNG son los formatos adecuados, y no JPEG.

Lo mismo cabe decir de las capturas de pantalla con cuadros de diálogo y herramientas de programas, con las que se ilustran tantos tutoriales.

Captura: escáner versus cámara

La decisión de utilizar uno u otro medio de digitalización -escáner o cámara- depende de las condiciones en las que hay que realizarla y, sobre todo, de las características y estado del original.

Hace años que los escáneres alcanzaron frecuencias de resolución óptica idóneas para digitalizar documentos, y su velocidad también ha mejorado notablemente.

Son ideales para láminas, páginas sueltas o libros poco gruesos que no se dañen al abrirse 180 grados. Se han construido, además, aparatos en los que el cristal -y por tanto el área de impresión- llega hasta uno de los bordes, permitiendo digitalizar páginas de libros abiertos hasta 90 grados.

Otras ventajas son la estabilidad en el nivel de iluminación y de enfoque, o el control de la resolución y el tamaño de los archivos creados.

Las cámaras digitales, por su parte, son más versátiles, aunque requieren un mayor control de los parámetros de captura. Su principal ventaja es que permiten digitalizar documentos de tamaños mayores que los escáneres, y originales que no sean totalmente planos y presenten irregularidades, incluidas ciertas aplicaciones de cartón, tela, madera y otros materiales que impidan mantener su superficie pegada al cristal de un escáner.

Según el tamaño del original, la cámara se puede alejar más o menos para realizar la captura. El tamaño del documento resultante depende mucho de esta distancia y, sobre todo, de los megapíxeles del sensor. Lo idóneo, además, es utilizar trípodes o soportes especiales, así como un sistema de iluminación controlado:

Destruccion de archivos

Esquema de iluminación para un documento original plano o abierto 180 grados: toma vertical y dos luces a 45 grados.

Trituracion de documentos

A la izquierda, una adaptación con soporte para una apertura de 120 grados: la cámara se coloca a 30 grados y está acompañada por un foco inclinado 15 grados. A la derecha, con soporte para una apertura a 90 grados: cámara a 45 grados y foco perpendicular.

Tratamiento y archivo

Tras la digitalización, los documentos pueden necesitar un tratamiento de ajuste y dimensionado que unas veces puede ser casi completamente automático y otras conlleva un proceso largo y delicado.

En general, un libro puede generar muchos archivos informáticos, ya que necesita tantos escaneados como páginas (o más, si se extraen aparte las ilustraciones). Si el destino es la conversión OCR, solamente se precisa una copia a tamaño adecuado.

Pero en láminas y libros especiales que se ofrecen en imágenes, es habitual llegar a tres versiones: una a bastante resolución, hábil para la consulta en detalle e impresión a buen tamaño; otra a tamaño intermedio, adecuada para su visualización en una pantalla, y una tercera en miniatura, para una ficha de datos o la pre visualización en un catálogo.

Obviamente, lo mejor es digitalizar cada página una única vez con los requerimientos de la primera versión, que se guarda en un formato adecuado para la impresión, como TIFF. Las otras versiones se hacen a partir de ésta, habitualmente en JPEG.

Esta cantidad de archivos requiere una nomenclatura extensa, que sea eficaz para su localización y acorde con las propuestas de normalización de las instituciones competentes. Un ejemplo:

BBBBBBBB_FFF_SSSSSSSSSS_NN_PPPP_C_V

El tramo B identifica a la biblioteca, fundación o archivo. F se refiere al fondo documental. S es la signatura de la obra. N, el número de volumen. P, la página. C, la cobertura. Finalmente, V es la versión.

Las coberturas habituales son: p para página completa, z para doble página y d para detalle. En caso de que se registren varios detalles en la misma página, se ordenan alfabéticamente como da, db, dc…

En cuanto al tratamiento como imagen, hay técnicas específicas para los documentos digitalizados. La manera de aplicar la herramienta Niveles o enfocar los textos, además de otros consejos para la digitalización, constituirán el grueso del próximo artículo.

 


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